FAQ’s Registro Horario by SECB

FAQ’s Registro Horario by SECB

SOBRE EL MARCAJE

¿Cómo realizo el registro diario de la jornada?

Puedes hacerlo a través de:
TF9: Inicio > Oficina > Registro Horario
Intranet Corporativa > Registro Horario (al lado de la caja del buscador)

¿Cuándo debo realizarlo?

Debes marcar el inicio y el final de tu jornada laboral (la entrada y la salida). Informar en el campo de jornada efectiva las horas y minutos que se han dedicado a trabajo efectivo.
Los jueves de invierno deberás realizar una única Entrada al iniciar la jornada, y una única Salida al finalizar el día, por la tarde, informando horas y minutos de jornada efectiva. No se debe registrar salida o entrada en el descanso de mediodía.

Cuando entres:
Selecciona la opción entrada
Valida que el centro de trabajo sea el correcto

(Debes validar la transacción)

Cuando finalices la jornada:
Selecciona la opción salida
Informa del tiempo de trabajo efectivo realizado

(Debes validar la transacción)

El sistema graba automáticamente la hora real indicada en el SmartPC  esto quiere decir que:

si de forma excepcional, no puedes hacer el marcaje real a las 8, NO LO HAGAS, ya que te estará cogiendo una hora de entrada distinta a la real y no lo podrás cambiar. En este caso, espera al mail automático del día siguiente y modifica o ratifica según tu jornada anterior.

Debes tener en cuenta que la normativa obliga a realizar un marcaje real y diario.

Si esperas al mail de marcaje automático que te llegará al día siguiente. Podrás:

  • Ratificar el horario teórico y las horas efectivas
  • Modificar de manera manual el horario realizado y las horas efectivas

Tienes un plazo máximo de 7 días.

Si me voy de vacaciones y se me ha olvidado hacer el registro diario ¿lo podré hacer cuando vuelva?

Solo tienes 7 días para modificar, pero la opción de ratificar el mail automático la tendrás durante todo el año.

Me he equivocado ¿puedo modificar el registro a posteriori?

No. Solo podrás modificar el registro automático (mail). Para excepciones justificadas, existe un modelo en papel para estos casos.

¿Dónde envío el formulario?

Una vez cumplimentado y firmado el formulario, se deberá remitir a RRHH para aplicar la corrección oportuna, a través del Portal del Empleado

¿Dónde se encuentra esta operativa?

Personas –> Portal Empleado –> Mi Portal (empleado/mánager) –>  Solicitudes a RRHH

Gestión –> Gestión de mis solicitudes
Nueva solicitud
Envío Documentación a RRHH  “Formulario subsanación marcajes”
Agregar documento
Una vez la documentación se ha añadido correctamente, clicar en Cerrar y, por último, Enviar.

¿Quién tiene la obligación de registrar su jornada laboral?

Todos los empleados (menos la Alta Dirección). Estés en horario general o en especial, Centro de Empresas, SSCC, Banca Privada, … todos estamos obligados a registrar la jornada laboral real, así como de informar del tiempo de trabajo efectivo.

Los horarios teóricos para los distintos tipos de oficinas son:

Oficina tradicional (aquí se engloba centros de empresas, Banca Privada y departamentos con horario general): 7 horas (todos los días excepto los jueves) y 9 horas y 30 minutos (los jueves por la tarde). *Marcará 9,50 porque está en formato decimal. Los jueves hay que descontar la hora y media de la comida (esto no es tiempo de trabajo efectivo)
Oficina Store: 6 horas y 45 minutos (los días que se trabaje sin tardes), y 9 horas (los días que se trabaje por las tardes).

¿Los cargos de las oficinas Store/BB también tienen que marcar el horario real que hacen?

Sí. Estos empleados están adscritos al horario general y deben marcarlo como cualquier otro empleado. Porque seas cargo de una oficina Store, no tienes que mentir en el marcaje, si te quedas por las tardes debes marcar las horas reales y enviar el tiempo de trabajo efectivo REAL.

Si tengo turno lunes y miércoles y me ponen un examen obligatorio el jueves ¿lo debo contar como tiempo de trabajo efectivo?

Sí. La formación obligatoria, sea presencial o no, se debe contar como tiempo de trabajo efectivo. El sistema no te deja poner en que has empleado esas horas, pero las tienes justificadas con la convocatoria al curso.

Si estoy adscrito a una oficina Store y por acuerdo interno tengo cambiado el día de la jornada de tarde me aparece presencia no requerida ¿cómo lo registro?

Si tienes tan solo un acuerdo interno tendrás que formalizarlo por el Portal del Empleado y pedir a tu manager cambio de turno.

¿Puedo consultar los marcajes?

Puedes hacerlo a través de:
TF9: Inicio  Oficina  Registro Horario
Intranet Corporativa  Registro horario (al lado de la caja del buscador)

Algunos DAN y jefes de departamento dan instrucciones para que nos marquemos lo que sale por defecto, las 7 horas (hayas hecho más o no) ¿Es esto correcto?

No es correcto. Lo correcto es picarte el tiempo real que has estado trabajando y estas son las instrucciones que ha dado la empresa. Si esperas al mail del día siguiente, debes reflejar fielmente las horas que has hecho de más. ¡Que nadie te manipule!

TIEMPO DE TRABAJO EFECTIVO

¿Qué se considera tiempo de trabajo efectivo?

Es el tiempo dedicado a la actividad laboral, descontando descansos, ausencias e interrupciones que se puedan producir entre la hora de entrada y la hora de salida marcadas.

¿El desayuno es tiempo de trabajo efectivo?

Para la empresa no, esto quiere decir que deberías descontar el tiempo que has empleado para desayunar del tiempo de trabajo efectivo. Evidentemente, si no desayunas no descontarás nada.

Según la empresa, su intención no es poner el foco en las personas que no hacen las 7 horas, sino en las que pican prolongación de jornada, ya que no quiere pagar horas extras.

Desde SECB, estamos totalmente en contra de que el desayuno se deba descontar de la jornada, pero no debemos asesorarte en contra ya que no sabemos si, en un futuro, la Entidad lo pudiera usar en tu contra. Por el momento no descontarlo no supone ninguna infracción.

Recordamos que, Si confirmas el mail que se recibe al día siguiente reportas 7 horas de trabajo efectivo y no te descuenta el desayuno.

Si te vas a desayunar con un cliente, ¿entonces no marcas desayuno porque representa que estás trabajando?

Ante todo, debe prevalecer la cordura. Si consideras que ese tiempo es de trabajo, lógicamente será tiempo efectivo.

¿La empresa me va a reclamar todo ese tiempo dedicado al desayuno?

La empresa nos ha manifestado que no lo considera tiempo de trabajo efectivo pero que no iba a solicitar su recuperación.

Si salgo a fumarme un cigarro ¿tengo que descontar ese tiempo?

Para la empresa todo lo que no sea actividad laboral no es tiempo de trabajo efectivo.

¿La formación es tiempo de trabajo efectivo?

Sí, pero solo la que sea formación obligatoria y la legalmente exigible (formación normativa).

Si la hago en horario de oficina ¿cómo la cuento?

Como si fuera tiempo de trabajo efectivo. Hay empleados que la hacen en tiempo de desayuno y eso es tiempo de trabajo efectivo

Si me quedo después del cierre de atención al público ¿la cuento como tiempo de trabajo efectivo?

Sí. Si ese día has picado entrada, no deberás picar la salida hasta que termines la formación. Luego reportaras el tiempo de trabajo efectivo contando el que has destinado a la realización de los cursos. Otra opción es que no piques ni entrada ni salida y esperes al mail del día siguiente. En ese caso, modificarás la hora de entrada y salida y contarás, para el cálculo del tiempo de trabajo efectivo, el que utilizaste para realizar la formación.

Mi manager no me autoriza el que me haya quedado a realizar formación después del cierre ¿me contará como tiempo de trabajo efectivo?

Cuando no haya existido autorización previa ni posterior, pero se verifique la veracidad de los marcajes, se considerará dicho tiempo como de presencia no requerida ni autorizada y será tiempo de trabajo efectivo.

Si la formación la hago por la tarde desde mi casa ¿es tiempo de trabajo efectivo?

Sí, la obligatoria y legalmente exigible.

Y… ¿cómo la deberé teclear?

Si la formación la haces desde casa, pero has picado entrada horaria, no debes picar la salida. Cuando hayas acabado el curso de formación picas salida y te cuentas el tiempo de trabajo efectivo contando el tiempo que has dedicado a la formación (debes descontar las horas de comida y todo el tiempo que no hayas destinado al trabajo)

Otra opción que tienes es no hacer marcaje diario, esperar al mail recordatorio que te llegará al día siguiente.

Si tengo que ir al examen de LCI ¿lo cuento como tiempo de trabajo efectivo?

Sí, solo será tiempo de trabajo efectivo las horas del examen (no el tiempo que estés estudiando). Debes proceder igual que cuando haces formación en casa.

¿Puedo hacer los cursos obligatorios en fin de semana? ¿Será tiempo de trabajo efectivo?

Sí, la aplicación está disponible los 7 días de la semana y se considerará tiempo de trabajo efectivo (deberás tener la Tablet o si la empresa, finalmente, lo implanta en el teléfono corporativo a través del Success Factors)

¿La formación presencial voluntaria es tiempo de trabajo efectivo?

No, pero la empresa no exigirá su recuperación (salvo que en la convocatoria se indique expresamente su carácter recuperable.

Las visitas a clientes o asistencia a reuniones o cursos de formación ¿se consideran trabajo efectivo?

Sí, las debes incluir como horas efectivas trabajadas. La forma de reflejarlas es igual que cuando te quedas a hacer formación después del cierre. Ejm: si has trabajado 7 horas por la mañana y por la tarde tienes reunión de 17:00 a 19:00, reportarás como tiempo de trabajo efectivo 9 horas (si no has descontado el desayuno y descontando la comida)

¿Los acompañamientos de empleados a clientes en actos programados por la Entidad, están contemplados como trabajo efectivo?

Sí. Esto le suele pasar mucho a los compañeros de Banca Privada, Centro de Empresas y directores de oficinas.

El desplazamiento hasta el centro donde se hace la reunión, ¿es tiempo efectivo de trabajo?

Sí, desde el centro de trabajo a la reunión es tiempo de trabajo efectivo. Lo que no se considera tiempo de trabajo efectivo es desde tu domicilio al centro de trabajo y viceversa.

Los empleados que a primera hora van a realizar visitas ¿no pueden realizar fichaje real?

No, deberán esperar al mail del día siguiente para modificar o ratificar el horario (a falta de incorporar en el teléfono corporativo).

Si marco menos de 7 horas por restar el tiempo del desayuno, ¿me va a afectar en la nómina?

No, el registro horario no afecta a la nómina. De hecho, la empresa ha manifestado que no va a pedir la recuperación de ese tiempo.

PERMISOS Y AUSENCIAS

¿Cómo se deben registrar los permisos y ausencias para el cómputo de jornada?

Todas las ausencias por horas, diarias y las que son por un periodo de tiempo, ya sean retribuidas o no, deberán registrarse en el Portal del Empleado.

Me cojo un permiso por horas ¿cómo debo proceder?

Primero deberás teclear el permiso en el Portal del Empleado
Después indicarlo en el aplicativo de Registro Horario
El tiempo de permiso no debe reportarse como tiempo de trabajo efectivo
El sistema, automáticamente, agregara el tiempo de trabajo efectivo, si se trata de permisos no recuperables

¿Y si cojo un permiso de una jornada completa?

Debes registrar el permiso por el Portal del Empleado
No deberán registrarse en el aplicativo de registro horario

¿Cómo sé cuáles tengo que recuperar y cuáles no?

¿Cómo registro los viajes?

Si te tienes que trasladar fuera de tu localidad, solo tienes que marcar “viaje” en el aplicativo de registro horario. El sistema te calcula y computa todas las horas de trabajo teórica de la jornada.

Si realizo un desplazamiento fuera de mi localidad pero vuelvo a las 20 horas ¿no me cuenta el exceso de jornada si pico «viaje»?

Efectivamente. En este caso lo mejor es que no piques viaje y reportes las horas de trabajo efectivo que has realizado durante el día.

Los empleados del equipo soporte ¿deben teclear viaje?

No, los empleados adscritos al Equipo Soporte, Apoderado Equipo de Suplente deben hacer, previamente, cambio de centro.

*A la realización de esta guía, si esperabas a la modificación del día después, no te dejaba modificar el centro en el que estuviste el día anterior. Muchos de los equipos soporte y apoderados equipo suplente, utilizan este método ya que tienen que modificar la hora de entrada puesto que el día anterior nunca pueden teclear la entrada a las 8:00h. La empresa nos comunicó que lo estaba solucionando. Si aún no se ha dado el caso te recomendamos lo siguiente: pica la entrada cambiando el centro y no piques la salida, así, al día siguiente te llegará el mail de confirmación y antes de ratificar, modificas el tiempo de trabajo efectivo si hiciera falta.

Si no soy equipo soporte, pero tengo que trabajar en otro centro ¿cómo lo tecleo?

Exactamente igual que si fueras equipo soporte.

¿Y si tengo que cambiar de centro a mitad de jornada laboral?

Debes marcar el inicio, el cambio de centro y el final de tu jornada en el aplicativo de registro horario.

Cuando entres:

Selecciona la opción entrada
Verifica que el centro de trabajo es el que te corresponde
Cuando cambies de centro:

Vuelve a entrar en el aplicativo
Selecciona cambio de centro
Informa el nuevo centro
No reportes los tiempos de trabajo en el sistema CGH

Cuando salgas:

Selecciona la opción salida
Informa del tiempo de trabajo efectivo realizado

El sistema graba automáticamente la hora real indicada en el SmartPc en cada registro

¿Cómo marco una visita médica? ¿Y la revisión de Adeslas?

A la realización de esta guía, la empresa no da la posibilidad de marcar la ausencia por visita médica en el Portal del Empleado, aunque están estudiando su implantación. Hay que tener en cuenta que este tiempo es recuperable y no es tiempo de trabajo efectivo.

Lo que debes hacer es ir a la visita médica las horas necesarias y cuando vuelvas a la oficina, en el aplicativo de registro horario, marcas «inicio», cuando te marches «salida» y reportas el tiempo de trabajo efectivo descontando el tiempo de la visita médica.

Con la revisión de Adeslas se actúa completamente igual.

Si enfermo 1 ó 2 días ¿cómo lo marco si no he presentado parte de baja?

Lo tendrá que marcar tu manager en el Portal del Empleado como Enfermedad Transitoria.

Portal Empleado ➡ Mi equipo ➡ Mapa de personas (dentro del Mapa de personas) ⏩ selecciona al empleado que esté ausente y pinchar abajo en ▪realizar acción▪ Permisos y Ausencias: en el desplegable aparece Enfermedad Transitoria. Esta ausencia se considera que no es tiempo de trabajo efectivo.

Se ha puesto mi hijo enfermo o tengo un imprevisto familiar ¿qué permiso debo picarme por el Portal del Empleado y cómo repercute en el registro horario?

Con la firma del Plan de Igualdad, ahora puedes utilizar el permiso de corta duración de un día para urgencias, imprevistos, necesidades personales y familiares, etc. o utilizar hasta 10 horas hábiles anuales.

Debes marcarlo en el portal del empleado, si es de un día no harás nada en el aplicativo de registro horario. Si por el contrario utilizas parte de las 10 horas:

  • Primero deberás teclear el permiso en el Portal del Empleado
  • Después entrarás en el aplicativo de Registro Horario picando entrada y salida
  • El tiempo de permiso no debe reportarse como tiempo de trabajo efectivo ya que el sistema, automáticamente, agregara el tiempo de trabajo efectivo, porque se trata de un permiso no recuperable

¿El GCH sigue disponible? ¿Debo marcar la visita médica y la ausencia de corta duración por el GCH?

No, el GCH va a desaparecer. Toda ausencia o permiso lo tendrás que teclear por el Portal del Empleado.

Si tengo una reducción de jornada ¿el sistema lo tiene en cuenta?

Sí, las reducciones de jornada aparecen contabilizadas en el registro horario.

He estado de baja desde el 2018, me he incorporado ahora en el 2020, ¿cómo marco las vacaciones que no he podido realizar de los años anteriores?

Las marcarás por el Portal del Empleado como se ha hecho hasta ahora. El aplicativo de registro horario lo considerará ausencia no recuperable.

Si me voy de vacaciones ¿cómo debo hacer el registro?

Como cualquier ausencia, debes marcarla en el Portal del Empleado. Automáticamente, el aplicativo de Registro Horario lo considerará como ausencia no recuperable.

IMPORTANTE: se debe marcar en el portal las vacaciones de manera anticipada, es entonces cuando el sistema no hará ningún cálculo sobre jornada.

Si te has ido de vacaciones y no hiciste entrada y salida el día anterior y, además, no tienes opción de ratificar el correo del día siguiente, tendrás todo el año para confirmar el mail lo que no podrás es modificarlo si han pasado más de 7 días.

PROLONGACIÓN DE JORNADA

¿Cómo se contabiliza la prolongación de jornada?

Para la Entidad, la jornada establecida es de 1.665 horas anuales, por lo que no es posible confirmar si ha habido excesos de jornada hasta que finalice el año, por tanto, no podrás compensar antes.

Para SECB este punto y el del desayuno no reconocido como tiempo de trabajo efectivo, fueron claves para no firmar ningún acuerdo de horario con la empresa. Para nosotros, la jornada anual es de 1.615 horas. La empresa se saca 50 horas de la manga para que todos los excesos que realices (hasta 50 horas) no se te compensen, es decir, si prolongas le estás regalando tu tiempo a la empresa.

¿Qué pasa si todos los días prolongo jornada y lo registro?

Si prolongas porque estás trabajando debes recogerlo en el aplicativo. No tiene ninguna repercusión negativa para el empleado. RRHH verificará si el exceso de jornada está autorizado o no, en este último caso se considerará dicho tiempo como presencia no requerida ni autorizada. Si tu mánager no te lo autoriza, pero RRHH verifica la veracidad de dicha prolongación, se te contemplará como tiempo de trabajo efectivo.

Si prolongo la jornada desde mi domicilio, (tramitación expedientes y trabajo atrasado que no da tiempo a realizar en la oficina), ¿cómo lo registro?

Si has hecho marcaje de entrada, cuando salgas de la oficina no hagas el de salida. Una vez hayas terminado el trabajo desde tu domicilio, tecleas la salida y reportas las horas de trabajo efectivo (contabilizando el que hayas empleado en la oficina y en tu domicilio). Si has optado por confirmar el mail del día siguiente solo tendrás que cambiar el inicio y final de la jornada y contabilizar el tiempo de trabajo efectivo.

En departamentos donde prolongan la jornada, ¿pueden entrar más tarde al día siguiente?

Sí. Debes consensuar con tu manager cómo compensar las horas de más que has hecho.

La compensación de horas derivadas de una prolongación de la jornada, se hará de común acuerdo entre la persona trabajadora y su responsable, con el objetivo de que los posibles excesos queden regularizados a lo largo del año.
Esta regularización debe realizarse por horas (por ejemplo retrasando la hora de entrada y/o adelantando la hora de salida) o en días completos (en este caso habría que picar la ausencia en el Portal del empleado como «Regularización de jornada«) los días que se acuerden entre la persona trabajadora y su superior jerárquico, teniendo siempre presente las necesidades del negocio.

Si voy a trabajar por la tarde ¿tengo que pedir autorización?

Puedes pedir autorización previa o si no te la pueden dar en ese momento, te la pueden autorizar posteriormente.

Si me quedo a trabajar por la tarde, ¿puedo pasarme el gasto de comida?

La normativa no ha cambiado. Actúa como venías haciéndolo hasta ahora.

Si me quedo a trabajar una tarde y mi mánager no quiere autorizarme la prolongación de jornada ¿no me contará como tiempo de trabajo efectivo?

En estos casos, Recursos Humanos y Organización verificará si los marcajes y el cómputo de tiempo de trabajo reportados se reconocen como ciertos y veraces:

Cuando no haya existido autorización previa ni posterior, pero se verifique la veracidad de los marcajes, se considerará dicho tiempo como de presencia no requerida ni autorizada y se considerará tiempo de trabajo efectivo.

Si se confirma, previa consulta con los superiores jerárquicos, que no se ha producido una comunicación veraz de los registros y/o del tiempo dedicado al trabajo o esta es errónea, Recursos Humanos y Organización no validará los registros.

En la guía pone: No deberá computarse como tiempo de trabajo efectivo el tiempo que la persona trabajadora haya decidido voluntariamente permanecer en el centro de trabajo sin que haya habido una petición o indicación expresa por parte del superior jerárquico, ni tampoco el tiempo de presencia en el centro que se haya dedicado a temas personales o particulares. Si prolongo mi jornada porque no me ha dado tiempo a cuadrar, cajeros y demás tareas administrativas ¿no me va a contar como tiempo de trabajo efectivo?

Según la empresa, este párrafo está enfocado a los que prolongan su jornada por un tema de presencialismo. Si RRHH verifica que tu exceso está justificado te contará como tiempo de trabajo efectivo (aunque aparezca “presencia no requerida ni autorizada”)

Soy manager y me ha llegado un mail que dice que en el aplicativo tengo información relevante al respecto de mi ámbito de responsabilidad. Seguidamente, me informan que se han detectados posibles excesos que podrían tener que gestionarse, ¿qué quiere decir?

Lo que la empresa trata con esto es controlar los excesos de jornada, extrapolando a final de año las horas trabajadas. Como no quieren compensar las horas extras, comprobarán los casos más destacados de prolongación de jornada para no llegar a un exceso de más de 1.665 horas anuales.

No tienes que temer a este mail, si realmente tú o tus empleados habéis prolongado jornada por causas justificadas, estarás haciéndolo bien. Desde SECB no cesaremos en nuestra insistencia de que apagues el ordenador a las 15:00h y te vayas de la oficina.

¿Cómo y cuándo se me compensarán todos los excesos de jornada?

Hay que tener en cuenta que, para la empresa, la jornada anual es de 1.665 horas (50 horas más de las que están estipuladas por Convenio Colectivo). Al finalizar el año, si te has excedido de esas 1.665 horas se te compensarán con descanso en franjas horarios y/o días acordados con el mánager.

La empresa no tiene ninguna intención de compensar horas por lo que intentará por todos los medios que no exista prolongación de jornada más allá de las 1.665 horas.

Debes tener muy presente que se deberá marcar anticipadamente todo tipo de ausencias por el Portal del Empleado, esto hace que la gestión del sistema sea la correcta y no genera situaciones que luego se deban corregir y que sea de difícil solución.

 

Por tanto…desde SECB te recomendamos que no alargues tu jornada diaria ya que en, esta empresa, se instauró hace mucho el dicho de
«NI AGRADECIDO NI PAGADO”

 

Begoña Peiró
Begoña
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5 comments on “FAQ’s Registro Horario by SECBAdd yours →

  1. Información supercompleta. Sólo una petición: dado que, seguramente, será una publicación que tendremos que consultar a menudo (por lo menos hasta que nos acostumbremos), ¿sería posible que la editaseis en un PDF para descargar? Ahora, con la estructura por apartados desplegables, es un poco incómoda de usar, ya que hay que hacer varias descargas, una por apartado.
    Gracias.

      1. Gracias. Otra sugerencia, que se me ocurrió después: dado que se está planteando la posibilidad de incluir el concepto de visita médica como ausencia del puesto de trabajo, y dado que, necesariamente, la recuperación deberá hacerse fuera del horario oficial, creo que sería oportuno incluir también un concepto de «recuperación horas visita médica», para que esa recuperación no compute como «presencia no requerida».

  2. Estás faq’s están mejor elaboradas que la guía del portal personas. Vaya trabajazo bueno. Enhorabuena compañeros, muy profesional.

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