3412SECB ha elaborat aquesta guia d'auditories perquè puguis estar informat de les situacions a les que NO HAS exposar i que poden ser susceptibles de sancions o expedients disciplinaris per incompliments.
A cada desplegable trobaràs informació específica de continguts.
Recorda que, si tens qualsevol dubte, trobaràs el Delegat SECB de la teva zona en el següent enllaç QR:
El Codi Ètic i Principis d'Actuació de CaixaBank estableix, entre altres aspectes, que:
"Totes les Persones subjectes en la seva activitat professional han de respectar els valors, principis i normes continguts en el mateix, en les seves relacions professionals amb l'entitat i en les externes amb els accionistes, clients, proveïdors i la societat en general".
"Les infraccions de el present Codi Ètic podran ser objecte de sanció d'acord amb el que estableix l'Estatut dels Treballadors i el Conveni Col·lectiu aplicable".
"El compliment de les lleis, el respecte, la integritat, la transparència, l'excel·lència, la professionalitat, la confidencialitat i la responsabilitat són els principis bàsics d'actuació en CaixaBank".
La normativa està per complir-la,
no per fer equilibris
política disciplinària
Independentment d'on prestem els nostres serveis (SSCC, DT, InTouch, Oficines, etc ...), tots els empleats estem obligats a complir les normes i, per tant, si incorrem en incompliments podem ser subjectes susceptibles de ser sancionats. Sigui quin sigui el teu destí a CaixaBank, des del SECB et podem donar suport si et veiessis immers en alguna situació laboral indesitjada.
Auditoria
L'Auditoria Interna és l'instrument que habitualment utilitza la Direcció per revisar els diferents procediments de la nostra activitat, així com determinades actuacions dels empleats.
El departament de Auditoria no té competència en matèria disciplinària però, els informes que emet tenen una incidència directa en la política disciplinària de CaixaBank ja que és la base de la major part de les sancions que s'imposen.
No totes les actuacions d'Auditoria acaben necessàriament amb l'inici d'un expedient sancionador. No obstant això, i sobretot en la xarxa d'oficines, cada vegada es va apropant més el nombre d'expedients sancionadors a el nombre de visites d'auditoria. Això està derivat, fonamentalment, de l'increment de controls i alertes.
Coses a tenir en compte
En l'entorn actual, una visita d'auditoria d'activar immediatament la nostra atenció. Contacteu amb el SECB el més ràpid possible.
S'ha incrementat el nombre d'expedients disciplinaris derivats d'auditories.
No podem interferir en els processos d'auditoria, però sí estar atents i recomanar-determinades pautes de comportament que evitin conseqüències negatives posteriors.
Recomanem precaució amb els comentaris que es fan als auditors, els quals tan sols compleixen amb la missió que els encomana la direcció de relatar fets. Com hem dit abans, ells no decideixen i com a conseqüència no són els responsables de sancionar, si s'escau, a l'empleat.
Encara tenim l'obligació d'atendre les peticions d'Auditoria i facilitar la informació professional que ens sol·licitin, us recordem que també teniu el dret a assistència de l'SECB en aquelles actuacions en què hi hagi indicis que puguin comportar l'inici d'un expedient sancionador.
En el cas bastant probable que es demanin explicacions sobre fets o actuacions ocorregudes, recomanem respostes en fred i, per descomptat, abans de redactar qualsevol escrit a petició d'Auditoria o un altre nivell superior (que us pogués comprometre), demaneu l'assessorament de l'SECB. No lliuris cap escrit que no estigui revisat per nosaltres, és vital per a una futura defensa dels teus drets. Els escrits, per explicar la vostra versió dels fets, són voluntaris i, en qualsevol cas, podeu sol·licitar uns dies per aportar-los.
Tots els empleats hem respectar el principi de transparència, però en cap cas estem obligats a realitzar autoinculpacions que poguessin perjudicar
Quan entengueu que la situació s'allunya del que es pot considerar com una relació normal entre companys o la informació que sol·liciten us susciti dubtes, Us recomanem que contacteu amb el representant de l'SECB de la vostra demarcació, que us facilitarà immediatament assessorament per canalitzar el possible conflicte.
A més, us garantiu que el procediment es realitzi amb el respecte degut a la persona ia la seva dignitat i als seus valors fonamentals, Tal com exigeix la pròpia Direcció a tots els seus empleats i en totes les seves actuacions.
Tipus d'auditoria
Bàsicament, les actuacions d'Auditoria es circumscriuen a centres (Àrees, DT, Oficines, etc), operatives, sistemes o productes i actuacions d'empleats. Dins d'una mateixa actuació d'Auditoria poden conviure diferents tipus dels descrits.
Malgrat que els motius pels que s'inicien les auditories poden ser molt diversos, els més habituals són: planificació de la pròpia àrea, seguiment d'alertes, indicadors, morositat, reclamacions de clients i / o peticions de nivells superiors. Les podem classificar en:
- Ordinàries: Comproven tota l'operativa de l'oficina: arqueig, operacions actives, descoberts, TIR, partides pendents, operacions d'empleats, passiu, assegurances, KYC, etc. Pot existir la petició prèvia per correu electrònic d'una determinada documentació.
- Monogràfiques / parcials: De durada curta per tractar temes específics: scoring, ràting, préstecs, TIR, pignoracions, comercialització d'assegurances, etc.
- induïdes: Motivades per una carta de reclamació de clients oa petició d'un superior o d'un altre empleat.
- A distància: S'observen mitjançant sistemes informàtics, una sèrie d'operatives, el seguiment en aquests casos és diari i les alertes que es generin són analitzades per valorar la conveniència o no d'una auditoria presencial.
Sigui quina sigui la pressió que tinguem per qualsevol motiu, (campanyes, superiors, morositat, reptes ...), mai hem de baixar el llistó en el rigor de les nostres actuacions,ni pot fer que transgredamos la Normativa Laboral, posant-nos en perill
Informe i valoració
A l'acabar l'auditoria es remet per mail a l'oficina l'Informe d'Auditoria, en què apareixerà la valoració atorgada pels auditors.
Els tipus de valoració poden ser:
- adequat
- raonable
- millorable
- insuficient
- deficient
Els dos primers casos són favorables per a l'oficina. Els informes d'auditoria qualificats com "insuficient"O"deficient", I en alguns casos els"millorables", solen generar l'inici d'un expedient sancionador. Aquests informes poden comportar, a més, la retirada d'atribucions.
principals recomanacions
Concessions i Aprovacions
Tenir sempre present la normativa referent a les atribucions de risc dels empleats i els seus límits.
Recordar que si bé el sistema calcula si una oficina té atribucions per aprovar una operació activa, és a dir de manera generalitzada, però existeixen particularitats que el sistema no contempla i per tant no el controla (Grups de risc, etc.).
La capacitat de devolució ha d'estar acreditada documentalment, excepte algunes excepcions.
En la formalització d'operacions d'actiu, s'ha de ser rigorosos en els informes, i que sempre la finalitat coincideixi amb l'assenyalada; vigileu els comptes de crèdit sense moviments i que sempre estan disposades a el màxim de el límit, en aquests casos, sens dubte, han de reconduir.
Els auditors revisen el compliment de la finalitat no solament amb la documentació incorporada a l'expedient electrònic, també revisen el destinació final dels fons de l'préstec.
Cal tenir especial cura amb:
- El compliment de les reserves
- extralimitacions (Grup econòmic, fraccionaments)
- aprovació (Intervenció de 2 empleats)
- Capacitat de devolució / garanties
- Formalització. Especial atenció als annexos
- morositat
- Scoring i rating
Reserves i Condicionants
A les aprovacions per centres superiors és inexcusable el compliment de les reserves (Cancel·lació simultània d'operacions, incorporacions d'avals, pignoracions, etc.).
Les compensacions (assegurances socials, impostos, rebuts, etc.) al no dependre només de l'oficina no tenen un compliment obligat encara que si recomanat.
refinançaments
Refinançament és aquella operació concedida per cancel·lar o posar a l'corrent una o diverses operacions concedides per CaixaBank a titular / s (o empreses de el grup econòmic) perquè es preveu que no podran complir amb les seves condicions. Hi ha d'haver dificultats econòmiques actuals o previsibles perquè es consideri un refinançament.
Quan l'import d'una operació es destina totalment o parcialment a refinançar una anterior, en general. ha de ser aprovada per nivell superior.
préstecs hipotecaris
Les operacions hipotecàries han d'acreditar capacitat de devolució. L'aportació de garantia hipotecària és complementari i no substitueix la capacitat de devolució.
Recordeu que no s'han d'acceptar operacions presentades per intermediaris (API 's, agrupadors de deutes, brokers, ...).
Compte amb les autoritzacions verbals de nivells superiors. Les paraules se les emporta el vent. En cas de dubte demana sempre autoritzacions escrites.
Tinguem en compte
Targetes
Vigileu les targetes la utilització és única i exclusivament disposicions d'efectiu a crèdit i no s'utilitzen per efectuar pagaments
Grups
És un tema que apareix molt en les auditories i crea confusió. Auditoria pot considerar com acumulació de risc per grup les operacions concedides a diversos membres d'una família, o societats vinculades, fins i tot als accionistes d'una mateixa societat, Tot i que les finalitats i recursos siguin diferents.
De vegades, l'operació s'ha de sotmetre a l'nivell superior per acumulació de riscos.
Si els ingressos d'un particular procedeixen exclusivament d'una societat de la qual és propietari, el CIF de l'empresa i el NIF de l'particular acumulen riscos.
Empleats i familiars
hem evitar incórrer en situacions de conflicte d'interessos reals o potencials, incloses les derivades de relacions de parentiu o altres afins. En aquestes situacions, hem d'abstenir d'intervenir o participar en la negociació o operació de què es tracti.
Prestar especial atenció a:
- Autoconcesión i Autocontractació
- Autocondonació
- Operacions personals i de familiars
factures
Les oficines tenen atribucions per gestionar despeses segons la normativa però s'ha de tenir un control absolut de cada una de les despeses que es comptabilitzin.
S'aconsella anotar en cadascuna de les factures, el concepte, el motiu i els assistents.
Cura en factures de dates no laborables oa hores intempestives. Quan se sàpiga que es generarà una despesa amb aquestes característiques és recomanable comunicar-ho a superior corresponent amb antelació ia posteriori obtenir el vistiplau de la factura.
Condonació de comissions
Preneu especial cura si es condonen comissions en efectiu. El millor és enllaçar l'abonament al compte que les ha generat i si no es pot, hem de tenir la justificació documental de l'abonament manual a propi client.
Mai condonéis comissions a clients per resoldre problemes d'altres, per amagar diferències de caixa, per gestions de l'oficina ni, encara obvi, per apropiar d'elles.
Mai s'han de pagar penalitzacions del nostre propi butxaca per por de perdre un client.
Davant de situacions imprevistes que puguin generar un menyscapte, mai hem de buscar una solució que pretengui ocultar un error sinó comunicar-ho i seguir instruccions.
Operacions per ordre telefònica, email o fax
No s'haurien admetre ordres de sol·licituds d'emissió de transferències rebudes per fax. S'ha de reconduir l'operativa a canals segurs.
L'ús de l'correu electrònic o el mur pels clients hauria de ser excepcional pels riscos que implica. També s'ha de reconduir aquesta operativa.
El fax, SMS, WhatsApp o comunicacions telefòniques, no estan permesos.
Autorització excepcional per a l'ús de correu electrònic o mur
Per a clients de la xarxa de Centres d'Empreses i CIB es requerirà que signi prèviament el document corresponent per a l'execució de transferències iniciades per aquestes vies.
Abans de l'emissió de les transferències, ha de ser verificada l'autenticitat de la documentació.
La recomanació seria que el client anés personalment a l'Oficina i signés la documentació, i realitzés l'operativa a través de banca digital CaixaBankNow, caixers automàtics o de sistema de transmissió de fitxers.
Incidències en operacions
Davant de qualsevol situació que no es pugui solucionar immediatament, per exemple: devolució d'un efecte d'elevat import que es va donar disponibilitat, ordre de valors erròniament teclejada, o qualsevol error important, en cap cas anar per lliure per donar-li una solució momentània, s'aconsella de forma immediata comunicar-ho per escrit a la respectiva direcció territorial i rebre instruccions.
Abans de res hem d'actuar amb:
- Sentit comú
- Màxim rigor en el treball
- Tots podem cometre errors, però ocultar-no és gens recomanable.
Sancions
Quan una oficina rep la visita dels auditors s'obre un món de dubtes que amb el pas dels dies es van dissipant en un sentit o un altre.
Principals motius generadors d'auditories
Seguidament us resumim aquells conceptes l'incompliment, amb més freqüència, està originant expedients sancionadors:
- Apropiació. Per un mateix o per a tercers.
- Confidencialitat,. No només per acumulació o divulgació d'informació, també pel simple fet de realitzar consultes innecessàries per al treball.
- Prevenció de blanqueig de capitals.
- Falta de doble intervenció en l'aprovació d'operacions d'actiu.
- Extralimitació de facultats (Grup econòmic, refinançaments, fraccionaments, etc.).
- Incompliment de reserves de nivells superiors en l'aprovació de riscos.
- Mala custòdia de l'efectiu i diferències de caixa.
- Mal ús de comptes transitòries (Fonamentalment PPAD s).
- Acumulació d'incidències (Principalment d'actiu). Una incidència molt repetida i / o moltes diferents: capacitat de devolució i solvència patrimonial, dades de l'scoring / ràting, formalització d'assegurances obligatòries, condicionants de taxacions, justificació de la finalitat i que el destí dels fons coincideixi amb el sol·licitat, concentracions de lliurats en descompte, excedits en línies comercials, paper de col · lusió, percentatges de finançament en operacions hipotecàries, escaneig de la documentació, etc.
- Gestió de la morositat, Generalment per demora en les accions de recuperació obligatòries.
- Rodes d'efectes o xecs.
- En passiu i valors: ordres o justificants sense signatura autògrafa dels titulars o representants legals.
- Operatives d'empleats, familiars i persones vinculades:
Autoaprobaciones, autocondonaciones, riscos a societats o persones vinculades a l'empleat, operar en contractes d'afins sense comptar amb autorització formal, etc. - Utilització inadequada de l'correu electrònic professional i, en general, de qualsevol eina i arxiu informàtic propietat de l'empresa. CaixaBank té reservada la facultat de revisió de l'contingut i ús d'aquests sistemes.
- Pràctiques de venda: no es pot forçar la venda de cap producte, condicionant a això, per exemple, la concessió d'un risc o l'obertura d'un compte.
- Firmes: està prohibit posar un gargot en lloc de la signatura de el client, sigui amb la finalitat que sigui. El client ha de signar sempre, presencialment o mitjançant CaixaBankNow i no es pot donar la documentació a un tercer perquè el client la ferma sense personar a l'oficina.
En el RDL 3/2020 es regula la honorabilitat comercial i professional. Aplica als operadors de banca-assegurances pel que fa, entre d'altres, als empleats que participen directament en la distribució d'assegurances.
Encara que, com podeu observar, en alguns casos hem afegit una breu explicació, entenem que seria excessivament prolix i estèril pretendre plasmar tota la casuística possible, ja que són conceptes que poden canviar en el temps i amb la freqüència amb què es produeixin. A més, la complexitat del nostre treball i la seva contínua regulació fan que permanentment estiguin apareixent situacions noves.
Si estàs interessat en aclarir algun concepte que no aparegui o aprofundir en algun dels exposats no dubtis a posar-te en contacte amb nosaltres.
procediment
La pitjor de les situacions es genera quan per qualsevol motiu s'inicia un procediment que pot acabar en una sanció de major o menor grau; habitualment el procediment porta uns passos que els empleats han de conèixer i el que és més important, han de saber com actuar en cada moment.
Generalment, el primer pas arriba quan, en el transcurs d'una auditoria, els auditors sol·liciten a l'empleat implicat un escrit per explicar la seva versió dels fets respecte de les incidències detectades. L'escrit és VOLUNTARI i, en qualsevol cas, no hi ha cap obligació de realitzar-lo en aquest moment.
En aquest moment truca'ns
abans de lliurar qualsevol escrit
El SECB t'ajudarà en els aclariments que hagis de fer i de comunicar a RRHH la teva autorització per intervenir en l'expedient.
Posteriorment els auditors tancaran la visita o finalitzaran la reunió (amb el teu escrit o sense) realitzaran el corresponent informe i enviaran còpia a Assessoria Laboral, qui valora les incidències ressenyades en l'informe i decideix si s'inicia un procediment sancionador amb l'obertura d'un expedient.
El primer pas d'aquest expedient és el de realitzar les imputacions que li seran lliurades a l'empleat i a l'SECB per escrit.
A partir d'aquest moment tindràs tres dies hàbils per contestar a la teva defensa i el sindicat tres dies hàbils (sempre a partir de la recepció de el document per cadascuna de les parts).
Nosaltres t'ajudarem i assessorarem en el teu escrit de descàrrec i paral·lelament farem, en la teva defensa, un escrit professional, adequat i amb el aval de la nostra experiència en aquests casos.
Els escrits de descàrrec han de ser lliurats a Recursos Humans i s'haurà d'obtenir el rebut corresponent.
En cas de sanció, s'inicia un altre període de 20 dies hàbils en el qual si no estiguessis d'acord amb la resolució, nosaltres interpondríamos, en el teu nom, una demanda al Jutjat Social a través del nostre bufet d'advocats laboralistes (prèviament ha la Conciliació).
Hauràs signar la recepció de les imputacions però només i exclusivament "signatura" la recepció i indica "No conforme".
També és recomanable que de manera manuscrita, a la banda de la signatura, reflecteixis la data en què reps l'escrit.
Graus de sanció
Segons la manca tenim:
- Per faltes lleus: amonestació verbal; amonestació escrita.
- Per faltes greus: trasllat forçós, suspensió de sou i feina fins a tres mesos, inhabilitació temporal per un termini no superior a dos anys per ascendir a Nivell superior
- Per faltes molt greus: pèrdua total de l'antiguitat a efectes d'ascensos, inhabilitació definitiva per ascendir de nivell, pèrdua de l'Nivell amb descens a l'immediatament inferior, suspensió de sou i feina per temps no inferior a tres mesos ni superior a sis, acomiadament disciplinari.
S'imposarà sempre la d'acomiadament
En tot cas sempre s'ha de tenir en compte que la sanció pot ser modificada per la intervenció de l'DC o el DT i el DAN i d'igual manera la sanció a imposar també pot ser diferent en un o altre cas si els mateixos responsables de la xarxa intercedeixen a favor de l'empleat.
El procés pot ser poc transparent, subjectiu i en ocasions discriminatori pel fet que fets similars tenen sancions diferents.
Codi de conducta telemàtica
El codi de conducta telemàtica té per objecte, entre altres aspectes, garantir el bon ús dels mitjans tècnics i informàtics propietat de l'Entitat.
Pautes generals de conducta
- No són per a ús personal o extraprofessional
- No s'han d'utilitzar per a fins il·legals, ofensius, atemptatoris contra la dignitat humana
- No es poden alterar els equips informàtics ni connectar altres
- Atenció especial als portàtils de l'Entitat
- Es prohibeix l'accés a sistema utilitzant la contrasenya d'un altre usuari
- No s'han d'instal·lar programes informàtics, estalvi de pantalla, ni descarregar fitxers aliens a l'Entitat
Navegació per internet
S'hauria de limitar a una finalitat professional i no de caràcter personal. S'han de complir les lleis de la propietat intel·lectual o industrial i estar atent als virus o atacs informàtics.
Correu electrònic professional
Ha de ser utilitzat exclusivament amb fins professionals i és auditable per CaixaBank sense que hi hagi cap expectativa de privacitat en la seva utilització.
Telèfon fix i de dispositius de telefonia mòbil
Les targetes SIM del mòbil no es poden instal·lar en terminals particulars.
Ús d'eines de col·laboració
No s'han d'instal·lar les que no estiguin homologades per CaixaBank en els dispositius de l'Entitat.
Facultat de revisió
CaixaBank pot revisar l'ús que es dóna als mitjans facilitats.
Entre d'altres, poden ser objecte de revisió dels equips, els arxius i continguts elaborats i emmagatzemats pels empleats tant a la xarxa local com en el disc dur. També l'Entitat podrà accedir a les dades emmagatzemades en els servidors de l'Empresa de la connexió a Internet dels empleats.
Confidencialitat i secret bancari
La confidencialitat de la informació relativa a clients, empleats, accionistes, proveïdors, etc ... és el pilar fonamental sobre el qual s'assenta la relació de confiança que constitueix l'essència de l'activitat de CaixaBank.
Els empleats no han d'accedir a informació que no sigui estrictament exigida per a l'exercici del seu treball; la consulta no justificada estaria mal realitzada.
Abans de transmetre informació a tercers les empleats han d'assegurar que són titulars i / o estan autoritzats a rebre-la.
No s'ha de revelar a tercers informació a la qual es té accés pel fet de ser empleats.
Comunicació d'informació de clients a tercers
Els empleats han de assegurar-se la identitat de la persona a la que faciliten la informació i de la seva legitimitat per accedir-hi (En cas de dubte consultar amb Assessoria Jurídica). Evitar donar informació per telèfon, fax, correu electrònic (podria haver suplantació d'identitat).
A l'hora de facilitar informació s'ha de tenir especial cura en els casos de separacions matrimonials, divorcis, fills majors d'edat (Pares han de ser autoritzats), defuncions, avaladors d'operacions, subrogacions de préstecs hipotecaris, ...
En els casos de requeriments d'informació i / o documentació d'organismes judicials s'ha de reportar amb caràcter immediat (En cas de dubte contactar amb Assessoria Jurídica).
Normativa de protecció de dades
No s'han de crear fitxers per al tractament de dades personals com Words o Excels amb dades de caràcter personal.
Conflictes d'interès
Totes les Persones subjectes tenen l'obligació de promoure els interessos de CaixaBank i la prohibició de beneficiar-se personalment d'oportunitats sorgides en el marc de la seva activitat professional o mitjançant l'ús d'actius o informació de CaixaBank o de beneficiar amb elles a tercers.
En relació amb l'actuació professional, no han d'anteposar els interessos personals als dels clients o als de CaixaBank i els seus accionistes.
Hi ha una normativa interna d'obligat compliment en matèria de prevenció de conflictes d'interès. A títol d'exemple: normes internes de conducta en l'àmbit del mercat de valors, codi de conducta telemàtic i normes de concessió de riscos a persones vinculades amb l'Entitat.
S'ha d'evitar incórrer en situacions de conflicte d'interessos reals o potencials, incloses les derivades de relacions de parentiu o altres afins. En aquestes situacions, la persona afectada haurà d'abstenir d'intervenir o participar en la negociació o operació de què es tracti.
No ha de fer-se ús en benefici propi o de tercer de la informació privilegiada de què es disposi com a conseqüència de l'exercici de l'activitat professional.
Hi ha una Política de Anticorrupció que estableix una sèrie d'estàndards de conducta, entre els quals es troben les relatives a l'acceptació i concessió de regals.
Resumint ...
Des del SECB, què podem fer per tu?
- Eliminar les incerteses. Tu Preocupa't per treballar i, davant alguna situació complicada o simplement diferent i desconeguda, no esperis fins al final. Anticipa't i contacta amb nosaltres, t'ajudarem i vetllarem pels teus interessos
- Prevenir. Podem ajudar-te i informar-te des del primer moment. I sobretot, abans de donar qualsevol informació verbal o escrita, demana'ns assessorament.
- Aportar professionalitat. La poca claredat amb què la direcció tracta aquests temes unit al fet que no hi ha dues sancions iguals i que en elles poden intervenir interessos molt diversos (RRLL, DT, DAN, ...) fan que els processos comentats siguin poc transparents. Després de parlar amb nosaltres tindràs clar quin és el pas següent i com has de enfocar-ho.
-
Donar-te assistència completa i gratuïta. Si la situació ho requereix, posem a la teva disposició, a més, un destacat bufet d'advocats laboralistes sense cap cost addicional al teu quota d'afiliat.
